Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

§1. Przedmiot i cel

Administrator powierza dotty przetwarzanie danych osobowych klientów Gabinetu wyłącznie w celu i zakresie niezbędnym do świadczenia usługi aplikacji dotty (SaaS): umawianie wizyt, kalendarz, kartoteka i dokumentacja zabiegowa, diagnostyka, usługi/cennik/koszty, komunikacja z klientem. dotty przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora (poleceniem jest korzystanie z funkcji aplikacji zgodnie z jej przeznaczeniem oraz niniejsza umowa).

§2. Charakter, czas, rodzaj danych i kategorie osób

Podstawę przetwarzania wobec osób zapewnia Administrator (Gabinet), w tym wyraźną zgodę na dane o zdrowiu (art. 9 ust. 2 lit. a) - patrz wzór klauzuli dla klienta Gabinetu.

§3. Obowiązki dotty (podmiotu przetwarzającego) - art. 28 ust. 3

• przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, także co do transferów poza EOG;
• zapewnia, że osoby upoważnione zobowiązały się do poufności;
• stosuje środki bezpieczeństwa wymagane art. 32 RODO (§4);
• korzysta z podprzetwarzających tylko na zasadach §5;
• w miarę możliwości pomaga Administratorowi realizować prawa osób (art. 12-23) oraz obowiązki z art. 32-36 (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń, DPIA);
• po zakończeniu - wedle wyboru Administratora usuwa lub zwraca dane i kasuje kopie (chyba że obowiązek dalszego przechowywania wynika z przepisów prawa);
• udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności i umożliwia audyty (w tym inspekcje) - nie częściej niż raz w roku kalendarzowym, po uprzednim zawiadomieniu z 14-dniowym wyprzedzeniem, w godzinach pracy i bez zakłócania świadczenia usług; koszty audytu ponosi Administrator, chyba że audyt wykaże istotne naruszenie po stronie dotty;
• zgłasza Administratorowi naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki - nie później niż w ciągu 24 godzin od stwierdzenia.

§4. Bezpieczeństwo (art. 32)

dotty stosuje adekwatne środki techniczne i organizacyjne: szyfrowanie (transmisji i danych), kontrola i rejestrowanie dostępu, pseudonimizacja gdzie możliwe, kopie zapasowe i zdolność przywrócenia po incydencie, regularne testowanie zabezpieczeń, rozdział ról. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione, w zakresie niezbędnym do obsługi usługi; hasła i tokeny dostępu przechowywane są w postaci zaszyfrowanej.

§5. Podprzetwarzający (subprocesorzy)

Administrator udziela ogólnej zgody na korzystanie z podprzetwarzających niezbędnych do świadczenia usługi (hosting i infrastruktura, poczta i powiadomienia, operator płatności, dostawca usługi diagnostycznej opartej na modelu językowym) - aktualna lista stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej umowy i jest publikowana na dotty.pl. dotty informuje Administratora o zamierzonej zmianie podprzetwarzającego z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem (e-mailem lub w Aplikacji); Administrator może w tym terminie wnieść uzasadniony sprzeciw, a w razie braku rozwiązania - wypowiedzieć abonament bez skutków finansowych. dotty nakłada na podprzetwarzających te same obowiązki ochrony danych. dotty odpowiada wobec Administratora za działania podprzetwarzających.

§6. Wykorzystanie modelu językowego (AI) w diagnostyce

Funkcja diagnostyczna Aplikacji korzysta z modelu językowego udostępnianego przez dostawcę zewnętrznego, działającego jako podprzetwarzający. Do dostawcy przekazywane są wyłącznie dane dotyczące stanu skóry, wywiadu kosmetologicznego i parametrów zabiegu, bez danych identyfikujących klientkę; powiązanie wyniku z konkretną osobą pozostaje wyłącznie w Aplikacji. Zdjęcia przekazywane są bez metadanych (EXIF). Dostawca nie wykorzystuje przekazanych treści do trenowania modeli, a dane wejściowe i wyjściowe usuwa w terminie do 30 dni.

§7. Transfery poza EOG

Dane przetwarzane w EOG. Ewentualny transfer poza EOG wyłącznie na podstawie mechanizmów z rozdz. V RODO (decyzja o adekwatności / standardowe klauzule umowne). Stan faktyczny: dane Aplikacji przechowywane są na serwerach w Niemczech (EOG). Poza EOG przekazywane są wyłącznie dane przetwarzane przez dostawcę modelu językowego, wykorzystywanego do generowania interpretacji diagnostycznej - na podstawie standardowych klauzul umownych (decyzja 2021/914) i wyłącznie w postaci pozbawionej danych identyfikujących klientkę (bez imienia, nazwiska, kontaktu i identyfikatorów umożliwiających powiązanie poza Aplikacją).

§8. Odpowiedzialność, czas, wypowiedzenie

Umowa obowiązuje przez czas trwania abonamentu. Każda ze stron odpowiada zgodnie z RODO i przepisami krajowymi. Rażące naruszenie obowiązków ochrony danych przez dotty uprawnia Administratora do rozwiązania. Po zakończeniu - postępowanie z danymi wg §3.

Załącznik nr 1 - lista podprzetwarzających (stan na 2 września 2026 r.)

Zmiany listy następują w trybie §5. Aktualna wersja: dotty.pl oraz na żądanie - rodo@dotty.pl.

Wersja do pobrania: Umowa powierzenia (PDF)